1. Om avtalet
Valendo drivs av Moderna Sidor AB för företag och organisationer. Den som beställer ska ha rätt att företräda företaget. Vår mejladress finns längst ner.
Avtalet gäller när ni godkänner en beställning eller annat dokumenterat avtal, efter att ha fått läsa och spara villkoren. Webbplatsbesök kostar inget. En gratis testperiod blir betald först när ni uttryckligen godkänner priset och övergången.
Beställningen ska beskriva vad som ingår, pris, faktureringsperiod, avtalstid och uppsägning. Vid skillnader gäller ert individuella skriftliga avtal först, sedan beställningen och sist dessa villkor. Avtalet om personuppgifter styr hur de hanteras. Lag som inte går att avtala bort gäller alltid.
2. Vad ingår?
Valendo hjälper er med bland annat kunder, planering, personal, arbetstider och ekonomiska underlag. Beställningen visar vilka funktioner som ingår.
Vi ska leverera tjänsten med yrkesmässig kvalitet, sköta underhåll och säkerhet samt rätta fel. Vi informerar om större planerade avbrott. Bestämda tider för tillgänglighet, svar eller återställning kräver särskilt avtal.
Kontrollera beräkningar, löneunderlag, fakturor och meddelanden innan ni använder eller skickar dem. AI-förslag kan bli fel och ska inte automatiskt skicka meddelanden eller genomföra beslut. Valendo ersätter inte råd om juridik, skatt eller redovisning. Vi ansvarar fortfarande för fel i vår leverans.
3. Använd Valendo tryggt
Ni väljer användare och deras behörigheter. Ta bort åtkomst som inte behövs, skydda inloggningen och dela inte personliga konton. Anslut bara externa konton som ni har rätt att använda och dela.
Lägg bara in uppgifter ni behöver och har rätt att använda. Informera berörda personer och följ reglerna för er verksamhet. Känsliga personuppgifter, skyddade identiteter och uppgifter om brott kräver särskilt stöd, avtal och skydd.
Använd inte Valendo för olagligt innehåll, spam, intrång eller annan skadlig verksamhet. Kringgå inte behörigheter eller belasta tjänsten så att andra påverkas. Säkerhetstester som kan störa driften behöver avtalas i förväg. Kontakta oss snarast vid obehörig åtkomst eller felaktig delning. Vi ska utreda det som ligger inom vårt ansvar.
4. Gmail och andra anslutningar
Anslutningar är frivilliga och kräver ert aktiva godkännande. Gmail-kopplingen kan läsa relevant kundkommunikation och skicka eller svara när användaren ber om det. Nya behörigheter läggs inte till automatiskt.
Kontaktförslag ingår i Gmail-anslutningen och använder den kontaktåtkomst du godkänner hos Google. Ett schemalagt mejl är en instruktion till Valendo att skicka tidigast vid den valda tidpunkten, även när användaren har stängt webbläsaren. Utskicket kan bli fördröjt eller stoppas om anslutning, behörighet eller tjänsten inte är tillgänglig. Ett väntande utskick kan avbokas fram till att skickandet börjar.
Tidigare och nya mejl som matchar valda kontakter kan importeras, liksom mejl ni väljer manuellt. Hur innehåll och bilagor delas med kollegor ska beskrivas och godkännas innan importen börjar.
Att ta bort ett mejl i Valendo raderar inte originalet i Gmail. Återkallar ni Google-åtkomsten stoppas fortsatt åtkomst, men importerade uppgifter raderas inte automatiskt. De hanteras enligt era instruktioner och avtal.
Andra leverantörer styr sina egna tjänster. Därför kan synk dröja och anslutningar behöva göras om. Vi ansvarar för vår koppling enligt avtalet och berättar om viktiga begränsningar vi känner till. Vi kan inte garantera att en annan tjänst är tillgänglig eller att ett mejl når en viss inkorg.
5. Era uppgifter är era
Ni och andra rättighetshavare behåller rätten till era uppgifter. Vi får bara hantera dem för att leverera tjänsten enligt avtalet och era lagliga instruktioner.
Programvaran, designen och dokumentationen tillhör oss eller våra licensgivare. Ni får använda Valendo under avtalstiden. Vidareförsäljning eller användning utanför avtalad användarkrets kräver vårt godkännande.
Både ni och vi ska skydda förtrolig information. Åtkomst begränsas till dem som behöver den och är bundna av sekretess. Det gäller även efter avslut, så länge informationen är förtrolig. Undantag gäller när information blivit offentlig utan avtalsbrott, tagits fram självständigt, tagits emot lagligt eller måste lämnas ut enligt lag. Ert namn eller er logotyp som referens kräver separat tillstånd.
Innan vi hanterar personuppgifter åt er behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det beskriver instruktioner, säkerhet, leverantörer och radering. Vi ska skydda uppgifterna och meddela er utan onödigt dröjsmål om en personuppgiftsincident, till exempel en läcka. Ni ansvarar för era egna bedömningar och skyldigheter.
AI-funktioner kan använda en extern leverantör, men bara för beskriven användning med den information, det godkännande och det stöd i lagen som krävs. Kunddata och resultat får inte användas för att träna generella eller gemensamma AI-modeller. Era synpunkter ger oss inte rätt att använda kunddata, mejl eller affärshemligheter för andra syften. Googles regler om begränsad användning gäller också.
6. Pris och betalning
Pris, moms, betalningsvillkor och extra avgifter ska stå i beställningen ni godkänner. Företagspriser anges utan moms om inget annat sägs.
Är fakturan fel? Hör av er så utreder vi den del ni invänder mot. Övriga belopp betalas enligt avtalet. Vid sen betalning kan ränta och avgifter som lagen tillåter tillkomma.
Vi meddelar prisändringar skriftligt minst 30 dagar i förväg. Det nya priset gäller tidigast vid nästa förnyelse, och ni kan säga upp tjänsten innan dess. Ert individuella avtal kan ge er bättre villkor. Ändrad skatt kan börja gälla när lagen kräver det.
7. Så avslutar ni tjänsten
Avtalstid och eventuell bindningstid står i beställningen. Om inget annat avtalats gäller avtalet tills vidare med 30 dagars uppsägningstid. Mejla oss för att säga upp tjänsten. Ni ska få skriftlig bekräftelse. Ingen särskild knapp behövs.
Vid ett väsentligt avtalsbrott får den andra parten avsluta avtalet om felet inte rättas inom 30 dagar efter en skriftlig begäran. Avtalet kan avslutas direkt om felet inte går att rätta, fortsatt leverans vore olaglig eller det finns en allvarlig säkerhetsrisk.
Avslutar ni på grund av ett sådant avtalsbrott från oss får ni tillbaka förskottsbetalning för tiden då den berörda tjänsten inte längre levereras. Annars följer betalning och återbetalning beställningen och lag som inte går att avtala bort.
8. Ta med era uppgifter
Ni ska kunna begära export och byta leverantör. Hör av er så hjälper vi till. Före beställningen ska exportens innehåll, format och tekniska begränsningar beskrivas. När lagen kräver det ska formatet vara strukturerat, vanligt och läsbart för andra system.
Om EU:s dataförordning, Data Act, gäller får uppsägningstiden inför byte vara högst två månader. Övergången ska normalt ta högst 30 kalenderdagar och får bara förlängas när förordningen tillåter det. Efteråt ska ni ha minst 30 kalenderdagar att hämta uppgifterna. Vi ska ge det stöd, den kontinuitet och den säkerhet som lagen kräver vid bytet.
Exporten innehåller era inmatade och andra uppgifter som kan exporteras enligt avtal och lag. Andra kunders uppgifter, skyddade interna algoritmer och material ni saknar rätt till ingår inte. Begränsningar får inte hindra ett tillåtet byte. Avgifter måste vara avtalade och lagliga. Förbjudna avgifter för byte eller överföring tas inte ut.
Efter avslut och hämtningsperiod ska uppgifterna återlämnas eller raderas enligt ert val och personuppgiftsbiträdesavtalet, utom vid lagstadgad lagring. Avtalet ska ange när säkerhetskopior raderas. En tvist om betalning får inte hindra era rättigheter till uppgifterna. Enskilda personers rättigheter enligt GDPR gäller separat.
9. Om något går fel
Vi kan behöva begränsa berörd åtkomst vid en konkret säkerhetsrisk, olaglig användning, allvarligt avtalsbrott eller en väsentlig obetald skuld efter påminnelse. Vi ska begränsa så lite som möjligt och ompröva åtgärden när orsaken upphör. Normalt får ni information och möjlighet att rätta problemet först. Vid akuta risker kan vi informera efteråt.
En begränsning ger oss inte rätt att använda, publicera eller godtyckligt radera era uppgifter.
En exceptionell händelse utanför en parts rimliga kontroll kan ursäkta en försening, men bara om den inte rimligen kunde förutses, undvikas eller lösas. Vanliga driftfel eller bristande säkerhet räcker inte i sig. Den drabbade ska informera, minska följderna och återuppta leveransen.
Om hindret påverkar tjänsten väsentligt i mer än 30 dagar får både ni och vi avsluta den berörda delen. Förskottsbetalning för utebliven leverans efter avslutet återbetalas. Skyldigheter enligt dataskyddsregler gäller fortfarande.
10. Vårt ansvar
Berätta om fel inom skälig tid och ge oss möjlighet att undersöka och rätta dem. Både ni och vi ska försöka begränsa skadan. Vi ansvarar enligt avtalet för direkt skada som vårt avtalsbrott orsakar.
Om vi inte avtalat annat är vårt totala skadeståndsansvar högst de avgifter ni har betalat eller ska betala för Valendo under de tolv månaderna före händelsen. Krav med samma orsak räknas som en händelse. Vid gratis tester finns inget avtalat ersättningsbelopp, utöver ansvar som inte kan begränsas.
Gränsen gäller inte om vi orsakat skadan avsiktligt, varit grovt vårdslösa eller om lagen förbjuder en begränsning. Enskildas rätt till ersättning enligt GDPR och myndigheters befogenheter påverkas inte. Med samma undantag ansvarar vi inte för indirekt skada, som utebliven vinst. En leverantörs fel befriar oss inte automatiskt från våra egna åtaganden eller skyldigheter om säkerhet, sekretess och dataskydd.
11. Om något ändras
Vi får förbättra tjänsten och uppdatera säkerheten. Viktiga ändringar i villkoren eller försämringar av avtalade funktioner ska meddelas skriftligt minst 30 dagar i förväg. De får inte gälla bakåt i tiden. Godtar ni inte en sådan försämring kan ni avsluta den berörda tjänsten innan ändringen gäller och få tillbaka förskottsbetalning för återstående tid då den inte levereras. Nödvändiga ändringar för lagkrav eller säkerhet kan behöva ske tidigare.
Att lämna över avtalet till någon annan kräver normalt den andra partens skriftliga godkännande. Vi får göra det vid en överlåtelse av verksamheten om ert skydd och era avtalsrättigheter behålls och ni informeras. Krav på godkännande och annat stöd för att överföra personuppgifter eller Google-data gäller ändå.
12. Hör gärna av er
Undrar ni över något, vill avsluta tjänsten eller behöver hjälp med export eller ett fel? Mejla oss via länken längst ner på sidan.
Om vi inte är överens försöker vi först lösa det tillsammans. Svensk rätt gäller, med hänsyn till regler som inte går att avtala bort. En tvist prövas av behörig svensk allmän domstol. Ni behöver inte använda skiljeförfarande. Om en del av avtalet inte kan tillämpas gäller resten så långt lagen tillåter. Rätten att vända sig till IMY eller annan behörig myndighet påverkas inte.