1. Vem ansvarar för dina uppgifter?
Valendo drivs av Moderna Sidor AB. Vi ansvarar för uppgifter om ditt konto, vår kontakt med dig, fakturering och tjänstens säkerhet.
För kunduppgifter, personaluppgifter och mejl som ett företag lägger in ansvarar normalt företaget. Vi hanterar dem på företagets uppdrag, enligt avtal. Kontakta i första hand företaget om du har frågor om sådana uppgifter. Vi hjälper till vid behov.
2. Vilka uppgifter använder vi?
Det beror på hur du använder Valendo. Uppgifter kommer från dig, ditt företag och tjänster ni ansluter. Viss teknisk information skapas när du besöker eller använder tjänsten.
Valendo är till för företag och yrkesanvändare, inte barn som egna kunder. Lägg bara in det som behövs. Känsliga uppgifter, skyddade identiteter och uppgifter om brott kräver särskilt rättsligt stöd och skydd. Vissa uppgifter behövs för att skapa ditt konto eller leverera en beställd funktion.
- Kontakt och konto: namn, mejladress, telefon, företag, roll och inställningar. Google-inloggning kan även ge oss ditt konto-ID och din profilbild.
- Arbetet i Valendo: kunder, arbetsadresser, uppdrag, scheman, arbetstider samt faktura- och löneunderlag.
- Kommunikation: frågor, supportärenden och mejl om du ansluter Gmail.
- Drift och betalning: IP-adress, webbläsare, användning, fel, säkerhetshändelser, beställningar och betalningsstatus.
3. Varför behöver vi uppgifterna?
Vi behöver uppgifter för att ge dig hjälp, sköta kundrelationer och driva Valendo säkert. För uppgifter vi själva ansvarar för använder vi följande rättsliga grunder, alltså stöd i lagen:
Att godkänna villkoren är inte ett samtycke till all användning av dina uppgifter. Vi fattar inga helt automatiserade beslut som påverkar dig rättsligt eller på liknande betydande sätt.
- Kontakt, konton och säkerhet: berättigat intresse. Det betyder att vårt behov av att driva tjänsten ska vägas mot din integritet.
- Avtal med dig personligen: uppgifter som behövs för att ingå eller uppfylla avtalet.
- Bokföring och andra lagkrav: våra skyldigheter enligt lag. Avtal och rättsliga krav kan också behöva dokumenteras med stöd av lag eller berättigat intresse.
- Frivillig spårning, om den införs: ditt samtycke när det krävs. Du ska kunna tacka nej eller ta tillbaka ditt samtycke.
4. Om du ansluter Gmail
Du väljer själv om du vill ansluta Gmail och godkänner det hos Google. Vi får inte ditt Google-lösenord. Kopplingen kan läsa mejl och skicka eller svara när du ber om det. Google ger läsbehörighet till hela brevlådan, men Valendo begränsar importen till valda kontakter och mejl.
Gamla och nya mejl som matchar valda kontakter kan hämtas automatiskt. Du kan också välja mejl själv. Innehåll, avsändare, mottagare, kopiemottagare och tillgängliga dolda mottagare, ämne, datum, bilagor och tekniska mejluppgifter kan följa med. En mejltråd kan innehålla uppgifter om andra personer.
Mejl kan delas med behöriga kollegor. Delningen ska beskrivas och godkännas innan kopplingen aktiveras; vanlig Google-inloggning räcker inte. Ditt företag ansvarar för vem som får åtkomst och för att informera berörda personer.
Det som behövs för funktionen kan sparas på Valendos server, inom Googles regler. Bilagor kan hämtas från Google när du öppnar dem.
Kontaktförslag ingår i Gmail-anslutningen. När du ansluter begär Valendo även läsåtkomst till Google-kontakter. Om du godkänner åtkomsten hos Google söker Valendo efter namn och mejladresser i dina Google-kontakter och övriga kontakter när du skriver en mottagare. Vi hämtar begränsade sökresultat, inte en kopia av hela adressboken. Förslagen är privata för mejlkontots ägare och används inte för AI-stödet.
Om du schemalägger ett mejl sparas meddelandet, mottagarna, avsändarkontot och den valda tidpunkten för att Valendo ska kunna skicka senare, även när webbläsaren är stängd. Meddelandeinnehållet lagras krypterat på servern. Du kan avboka ett väntande utskick innan skickandet har börjat.
Du kan ta bort Valendos åtkomst i ditt Google-konto. När det fått effekt stoppas fortsatt åtkomst, och oanvändbara åtkomstuppgifter ska tas bort när kopplingen avslutas. Redan importerade mejl tas inte bort automatiskt. Be företaget som ansvarar för dem om radering.
Radering i Valendo tar inte bort originalet i Gmail. En begränsad markering kan behöva sparas för att hindra att mejlet importeras igen.
5. AI-stöd i Valendo
Valendo kan använda AI för att hjälpa dig att strukturera information, prioritera och få förslag i det dagliga arbetet. Vilka uppgifter som används beror på funktionen och begränsas till det som behövs för dess syfte.
Innan en AI-funktion aktiveras får du information om syftet, vilka uppgifter som behandlas och vilka leverantörer som används. AI-stöd för anslutna mejl är frivilligt, aktiveras separat och kan stängas av när som helst. Du avgör själv hur du använder förslagen.
För att tillhandahålla funktionerna kan relevanta uppgifter behandlas automatiskt av våra AI-leverantörer. Kundinnehåll används inte för att träna generella eller gemensamma AI-modeller. Du hittar information om leverantörerna i avsnitt 6 och om lagring i avsnitt 7.
För uppgifter från Google gäller Google API Services User Data Policy och Google Workspace API User Data and Developer Policy, inklusive Limited Use. Begränsningarna gäller även våra leverantörer och uppgifter som skapas från Google-data.
Google-data får inte säljas eller användas för annonser, kreditbedömning eller träning av generella eller gemensamma AI-modeller.
Eventuell mänsklig åtkomst hos leverantörer eller för säkerhet och lagkrav omfattas av Googles begränsningar. Överföring vid en företagsaffär kräver ditt uttryckliga godkännande i förväg.
6. Vem kan se uppgifterna?
Behöriga personer hos oss och ditt företag kan behöva uppgifter för sitt arbete. Vi använder också Vercel för webbplatsen, Mapbox för kartor och Google för Gmail. Uppgifter kan nå dem du mejlar, rådgivare i ett ärende och myndigheter när lagen kräver det.
Innehållet i dina anslutna mejl är skyddat så att vår personal inte kan läsa det. Vår support hjälper dig med tjänstens funktioner och inställningar.
För AI-stöd i mejlfunktionen använder vi TypeSafe (Jev) direkt. Relevant mejltext behandlas automatiskt för att ge förslagen; bilagor skickas inte till AI:n. Enligt TypeSafes policy används underlaget inte för modellträning. Lagringsvillkoren beskrivs i avsnitt 7.
Våra leverantörer ska ha avtal och begränsad åtkomst. Kunden ska kunna se vilka leverantörer, länder och skydd som används innan hanteringen börjar. Vi ansvarar för att skydda uppgifterna med bland annat behörigheter, kryptering och åtskild kunddata. Säkerhetsincidenter ska hanteras och rapporteras enligt lag och avtal.
Leverantörer och support kan finnas utanför EU/EES, bland annat i USA. Då krävs lagligt stöd och rätt skydd, till exempel ett EU-beslut om tillräckligt dataskydd som gäller mottagaren eller EU:s standardavtalsklausuler med extra skydd när det behövs. Hör av dig om du vill veta mer eller få en kopia av skydden.
7. Hur länge sparas uppgifterna?
Uppgifter ska bara sparas så länge de behövs. Sedan ska de raderas eller göras anonyma. Lagkrav och konkreta rättsliga krav kan göra att vissa uppgifter behöver sparas längre.
- Frågor och support: tills ärendet och eventuell motiverad uppföljning är klara.
- Konton och kunddata: enligt kundens instruktioner och avtal. Vid avslut ska uppgifterna lämnas tillbaka eller raderas. Avtalet ska även reglera säkerhetskopior. Begärd radering ska gälla även efter att en säkerhetskopia återställts.
- Google-åtkomst: så länge kopplingen behöver den. Drift- och säkerhetsloggar sparas bara så länge felsökning och säkerhet kräver det.
- AI-behandling: TypeSafes offentliga policy anger att personuppgifter kan sparas så länge det behövs för tjänsten eller andra verksamhetsändamål. Direktanslutningen garanterar inte radering av underlag och resultat efter anropet. Lagkrav kan medföra längre lagring. Dessa villkor gäller AI-behandlingen; importerade mejl och sparade förslag i Valendo omfattas av villkoren för kunddata ovan.
- Vår bokföring: normalt sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller inte alla kunduppgifter.
8. Dina rättigheter
Du kan be om en kopia av dina uppgifter och få fel rättade. I vissa fall kan du också få uppgifter raderade, begränsa användningen eller få dem i ett format som går att flytta till en annan tjänst.
Du kan invända mot användning som bygger på berättigat intresse, och alltid mot direktmarknadsföring. Ett samtycke kan du ta tillbaka. Det påverkar inte användning som var laglig innan dess.
Mejla oss så hjälper vi dig. Vi kan behöva kontrollera vem du är och svarar normalt gratis inom en månad. Behöver vi en tillåten förlängning berättar vi inom den första månaden varför och när du får svar.
Lagkrav och andras rättigheter kan begränsa vad vi får lämna ut eller radera. Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller annan behörig tillsynsmyndighet. Du kan även använda andra rättsliga vägar, som att vända dig till domstol.
9. Kakor och din webbläsare
De här informationssidorna sätter inga egna kakor och har ingen analys- eller annonskod. Webbservern kan ändå behöva tekniska uppgifter för att visa sidan.
Valendo-appen sparar appdata och inställningar lokalt i din webbläsare. Rensar du dem kan lokala ändringar försvinna. Uppgifter på en server påverkas inte.
Om frivillig spårning för analys eller marknadsföring införs ska du få information och kunna välja innan den startar, när samtycke krävs. Ett besök på sidan räknas inte som samtycke.
10. Ändringar och frågor
Vi uppdaterar policyn när hanteringen ändras. Datumet överst visar när den senast uppdaterades. Viktiga ändringar ska meddelas innan de börjar gälla. Ny användning av Google-data kräver ett nytt godkännande när det behövs.
Har du frågor eller vill använda dina rättigheter? Du är välkommen att mejla oss via knappen längst ner på sidan.